Guies / ERP o CRM a mida o programa estàndard: quan compensa cadascun
ERP o CRM a mida o programa estàndard: quan compensa cadascun
Un programa estàndard i un a mida resolen problemes diferents. Com decidir amb criteris clars, sense deixar-te endur per cap venedor, tampoc per nosaltres.
Moltes empreses arriben a aquesta pregunta quan l'Excel ja no dona més de si, o quan el programa que fan servir les obliga a treballar d'una manera que no és la seva. No hi ha una resposta única. Aquesta guia dona criteris per decidir i diu també quan no compensa programar res.
Què és cada cosa
Un programa estàndard és un producte ja fet que fan servir moltes empreses: el configures, però la teva empresa s'hi adapta. Un a mida es construeix al voltant de com treballa la teva empresa: els camps, els passos i els avisos són els teus. Pel mig hi ha programes estàndard que es poden adaptar i connectar amb altres.
Sol compensar un programa estàndard
- La teva manera de treballar és l'habitual del sector i no és el que et diferencia.
- Necessites començar ja i el pressupost és ajustat.
- Hi ha pocs usuaris i pocs processos propis.
- El programa ja cobreix quasi tot el que fas i el que falta es resol amb una configuració.
Sol compensar-ne un a mida
- La teva manera de treballar és el que et diferencia i el programa t'obliga a canviar-la.
- Treballes amb fulls de càlcul, còpies a mà i diversos programes que no es parlen.
- Necessites ajuntar en un sol sistema els teus programes, el teu WhatsApp, el teu web i els teus documents.
- Tens processos propis que cap paquet contempla.
- Cada canvi t'obliga a negociar amb el proveïdor.
Cinc preguntes per decidir
- Què fas avui a mà que un programa hauria de fer sol?
- Quantes vegades al dia algú copia una dada d'un lloc a un altre?
- Què t'obliga a fer avui el teu programa que no té sentit per al teu negoci?
- Què passaria si el teu proveïdor puja els preus, canvia el producte o desapareix?
- Quant trigues a treure un informe del qual et puguis refiar?
Si quasi totes les respostes són «res» o «poc», probablement et basta amb un programa estàndard ben configurat. Si diverses et fan mal, val la pena mirar alguna cosa a mida.
El cost de debò no és només la llicència
Un programa estàndard sembla barat al principi: pagues una quota. Però suma les hores d'adaptar la teva manera de treballar, els fulls de càlcul paral·lels, els mòduls extra i el temps que es perd lluitant contra els seus límits. Un a mida costa més en començar, i a canvi fa el que la teva empresa necessita. No hi ha un guanyador universal: compara el cost de diversos anys d'ús, no el del primer mes.
I pregunta sempre qui és el propietari de què: del codi, de les dades i del servidor. Les teves dades han de ser teves i poder-se exportar.
Els riscos d'un programa a mida (te'ls diem)
- Si es fa malament, es queda curt o s'eternitza. Un projecte enorme de cop sol sortir malament: és millor per fases curtes que s'utilitzen des del primer dia.
- Depèn que qui el fa continuï allà. Demana que estigui documentat i que et puguis endur les teves dades.
- Algú de la teva empresa hi ha de dedicar temps per explicar com es treballa de veritat.
- De vegades la millor solució no és programar res: millorar el procés o connectar el que ja tens pot bastar.
Com es fa bé un a mida
- Entendre com treballeu de debò, no com diu l'organigrama.
- Dissenyar i ensenyar les pantalles abans de programar una línia.
- Construir per fases curtes: cada fase funciona i s'utilitza abans de començar la següent.
- Allotjar-lo amb les dades de la teva empresa separades de les d'altres i amb còpies diàries.
- Mantenir-lo: suport, millores i canvis quan la teva empresa canvia.
És com treballem a Sofiagen. Ho hem fet, per exemple, amb el CRM d'una agència d'assegurances amb dues oficines, amb pòlisses, rebuts i sinistres, i amb la plataforma d'una acadèmia en línia. En tens més a casos.
Exemples: el CRM del teu sector i una app a mida
A mida no vol dir començar de zero cada vegada. En alguns sectors ja tenim una base que funciona i s'adapta a cada negoci:
- Clíniques dentals i altres consultes amb agenda: la Maya va néixer en una clínica dental i reuneix agenda per professional, fitxa del pacient, recordatoris i un WhatsApp que dona hora. S'adapta a cada especialitat: canvien els serveis, els temps i els missatges.
- Despatxos d'advocats: construïm el programa del despatx amb expedients, terminis i alertes, un cercador als vostres escrits i control d'hores. Encara no tenim cap despatx en producció, i per això proposem començar per un pilot acotat.
- Agències i corredories d'assegurances: un CRM de pòlisses, rebuts i sinistres que ja funciona en una agència amb dues oficines.
- IA dins dels teus programes amb servidor propi: assistents que responen amb els teus documents i diuen d'on surt cada resposta, amb models oberts, al nostre servidor amb GPU o instal·lats als servidors de la teva empresa. Per a algunes funcions fem servir proveïdors externs, i abans de començar et diem per escrit què es processa als nostres servidors i què en surt. Més detall a la guia d'IA amb servidor propi.
- Apps per a Android i iOS connectades al mateix sistema que la resta de la teva empresa, per als teus clients o per al teu equip, amb una sola base de codi per a les dues plataformes.
Si el teu cas encaixa en un d'aquests, partim d'aquesta base i adaptem el que canvia. Si no, el dissenyem des de la teva manera de treballar.
Quant costa i quant triga
Depèn de l'abast. Després de la primera conversa donem un pressupost tancat per fases, començant per la que més temps t'estalvia, i la primera fase sol estar funcionant en setmanes, no en mesos.
T'ajudem a decidir?
Explica'ns què fas avui i et diem amb franquesa si et convé un programa a mida, un d'estàndard o només ordenar el que ja tens. Pots veure com treballem a ERP i CRM a mida i a automatització de processos, o llegir com automatitzar l'atenció al client.