Com donar cites per WhatsApp en una clínica

Molts pacients escriuen per WhatsApp per demanar hora, i molts ho fan fora de l'horari de recepció. Si ningú contesta fins l'endemà, alguns acaben en una altra clínica. Donar cites per WhatsApp es pot fer de manera automàtica i segura, sempre que es cuidin uns quants punts. Aquesta guia els repassa.

Què hauria de poder fer el WhatsApp d'una clínica

• Contestar el de sempre: horaris, com arribar-hi, preus del que no depèn d'una visita, què cal portar.
• Oferir forats reals de l'agenda, per professional, servei i durada, i no un «ja et trucarem».
• Deixar la cita posada, confirmar-la i recordar-la el dia abans.
• Canviar o anul·lar una cita sense haver de trucar.
• Avisar a qui li toca una revisió i oferir els forats que s'alliberen.

Què no ha de fer mai

• Donar consell mèdic, diagnosticar ni receptar. Si el pacient descriu símptomes, l'assistent ha de passar la conversa a una persona de l'equip.
• Escriure a qui no ha donat permís. Els avisos i les campanyes només van a qui ha acceptat rebre'ls.
• Fer-se passar per una persona. Des del primer missatge ha de quedar clar que és un assistent.

L'imprescindible: que llegeixi l'agenda real

La diferència entre un assistent que «recull peticions» i un que dona cita és l'agenda. Si no pot veure els forats reals, només pren nota i recepció ha de tornar a trucar. Per donar hora de debò necessita saber quins professionals hi ha, quins serveis fa cadascun, quant dura cada tractament, els festius i quins forats estan ocupats.

Abans de contractar res, pregunta com es connecta amb l'agenda o el programa de gestió que ja fas servir. Si no es pot connectar, cal una agenda que l'assistent pugui llegir i escriure, i decidir com es manté al dia amb la teva.

Dades de pacients: amb cura

Les dades de salut són una categoria especial al reglament europeu de protecció de dades (RGPD) i demanen més cautela. Unes quantes pautes bàsiques:

• Recull només el necessari per donar la cita.
• Demana i guarda el permís del pacient abans d'escriure-li per iniciativa de la clínica: recordatoris, revisions, campanyes.
• Explica a la política de privacitat quines dades es tracten i qui les tracta, inclosos els proveïdors de l'assistent.
• Procura que les dades de la teva clínica estiguin separades de les d'altres clíniques.

Per a les decisions legals concretes, consulta-ho amb el teu assessor o amb el teu delegat de protecció de dades.

Recordatoris i revisions: el que més s'agraeix

Un avís el dia abans ajuda que no es perdin cites, i un missatge quan toca la revisió dels sis mesos fa tornar pacients que, per inèrcia, no tornarien. Són missatges que la clínica envia igualment: automatitzar-los allibera recepció.

Com començar sense complicar-te

1. Durant una setmana, apunta què demanen els pacients per WhatsApp i a quina hora.
2. Deixa clar qui atén el que l'assistent no resolgui i com se l'avisa.
3. Comença amb les cites d'un tipus de tractament i amplia després.
4. Mira les converses al principi i corregeix el que calgui.

Quant costa

Depèn del que inclogui. Com a referència, la Maya, l'assistent de Sofiagen per a clíniques, té preus publicats des de 299 € al mes més IVA i una posada en marxa des de 1.500 €, amb compromís de 12 mesos. T'ensenyem la Maya amb una agenda de prova abans de signar res, i a la mateixa pàgina diem el que encara no fa.

Vols veure-ho funcionant?

Demana una demo i t'ensenyem la Maya amb una agenda semblant a la teva. Si t'interessa el panorama més ampli, llegeix també com automatitzar l'atenció al client de la teva empresa.

La Maya és un dels nostres productes. A més fem ERP i CRM a mida, millora de processos, automatització, IA dins dels teus programes i apps per a empreses de tot Catalunya.